Gestionale per agenzie immobiliari: cosa deve fare e cosa affiancargli

Un gestionale per agenzie immobiliari oggi tiene in un solo archivio immobili, proprietari e clienti, incrocia le richieste con il portafoglio, pubblica gli annunci sui portali e sul sito dell'agenzia, conserva incarichi e documenti firmati, organizza agenda e visite dal telefono e aiuta con gli adempimenti antiriciclaggio. Quello giusto si sceglie provandolo per qualche settimana con i propri immobili, dopo aver chiesto come si portano dentro i dati del software che si usa oggi.

Questa guida mette in fila le funzioni da pretendere, le domande da fare prima di firmare e una tabella dei gestionali più diffusi in Italia con quello che offrono e i prezzi che pubblicano. In fondo c'è la parte che il gestionale ospita e che conviene preparare a parte: i documenti dell'immobile e i dati sull'edificio e sulla zona.

Cosa deve fare un gestionale immobiliare oggi

Archivio e incroci tra domanda e offerta

Il cuore resta l'archivio: la scheda dell'immobile con foto, planimetria, dati catastali, prezzo e stato dell'incarico, e la scheda del cliente con quello che cerca. Ogni volta che entra un immobile nuovo il gestionale propone i clienti compatibili, e ogni richiesta nuova trova gli immobili già in portafoglio. Gli incroci automatici sono ormai di serie in quasi tutti i prodotti: la differenza la fanno i criteri (zona disegnata sulla mappa, fascia di prezzo, piano, classe energetica) e la possibilità di mandare la proposta al cliente via email o WhatsApp direttamente dalla scheda.

Portali e sito dell'agenzia

Un annuncio scritto una volta deve arrivare su Immobiliare.it, Idealista, Casa.it, Wikicasa, Subito e sugli altri portali che l'agenzia usa, e ogni modifica di prezzo o di foto deve aggiornarsi da sola. Immobiliare.it descrive questa integrazione come pubblicazione in tempo reale dal gestionale, con le modifiche che si riflettono subito sul portale. Lo stesso archivio alimenta il sito dell'agenzia, che molti fornitori costruiscono e ospitano. I contatti che arrivano dai portali tornano nel gestionale come richieste, già legati all'annuncio.

Incarichi, moduli e firma elettronica

Incarico, proposta d'acquisto, privacy del cliente: il gestionale li compila con i dati della scheda e li fa firmare a distanza con la firma elettronica, poi li archivia accanto all'immobile. I moduli con le condizioni del contratto che il mediatore usa vanno depositati prima presso la Camera di commercio (legge 39/1989, articolo 5, comma 4): conviene caricare nel gestionale proprio quelli depositati.

Agenda, visite e app

Visite, valutazioni e appuntamenti dal notaio stanno in un'agenda condivisa, sincronizzata con Google Calendar o Outlook. L'app o la versione mobile servono durante la visita: aprire la scheda, segnare l'esito, fissare il secondo appuntamento mentre si è ancora sul posto.

Antiriciclaggio

Gli agenti in affari in mediazione immobiliare iscritti al Registro delle imprese sono tra i soggetti obbligati della normativa antiriciclaggio, anche nelle locazioni quando il canone mensile è pari o superiore a 10.000 euro (D.Lgs. 231/2007, articolo 3, comma 5, lettera e). In pratica l'agenzia fa l'adeguata verifica del cliente quando riceve l'incarico (articolo 17), conserva documenti e dati per 10 anni (articolo 31) e segnala le operazioni sospette alla UIF, l'Unità di informazione finanziaria per l'Italia che ha sede presso la Banca d'Italia (articolo 35). Un buon gestionale ha la scheda di adeguata verifica collegata al cliente e all'incarico, con gli allegati e la data, e la ritrova in un clic se arriva un controllo.

Statistiche e ruoli nel team

Quante acquisizioni al mese, quante visite per immobile, da quale portale arrivano i contatti che poi comprano: sono i numeri che servono al titolare per decidere dove investire. Con più agenti servono anche i ruoli: chi vede i dati sensibili dei clienti, chi può cambiare un prezzo, chi lavora su una sola sede. Il fornitore tratta quei dati per conto dell'agenzia, quindi nel contratto c'è anche l'accordo sul trattamento dei dati previsto dal GDPR (Regolamento UE 2016/679, articolo 28).

Come scegliere il gestionale: la checklist

1. Prova gratuita con i tuoi immobili. Quasi tutti offrono una prova o una presentazione. Usala con dieci immobili veri e due agenti, per almeno due settimane.
2. Migrazione dei dati. Chiedi se importano archivio, clienti, foto e storico dal software attuale, in che formato e a che costo. Alcuni lo fanno su un account di prova da controllare prima del passaggio definitivo.
3. Portali supportati. Fatti dare l'elenco esatto dei portali collegati, con quali si sincronizza in automatico e se i contatti tornano nel gestionale.
4. Costo per utente e per sede. Calcola il costo sul numero di agenti che avrai tra un anno, con i servizi a parte: firma, SMS, visure, siti.
5. Durata del contratto. Controlla la durata minima e se il rinnovo è automatico.
6. Assistenza. Telefono, email o teleassistenza, in quali orari, e se la formazione iniziale è compresa.
7. Uscita. Chiedi come si esportano i dati il giorno in cui decidi di cambiare.
8. Collegamenti con altri strumenti. Calendario, centralino, fatturazione elettronica, e la possibilità di aprire servizi esterni dalla scheda dell'immobile.

I gestionali più usati in Italia

Ecco cosa dichiarano sui loro siti ufficiali alcuni dei gestionali più diffusi, in ordine alfabetico. Immobiliare.it, nella sua pagina sui software consigliati, indica Getrix come il gestionale più usato sul portale ed elenca tra gli altri Agestanet, Apimo, Gestionale Immobiliare e onOffice. I prezzi sono quelli pubblicati dai fornitori; dove il sito non li pubblica, la tabella dice "su richiesta". Verifica fatta il 22 ottobre 2026: listini e offerte cambiano, quindi ricontrollali sul sito prima di decidere.

I prezzi non sono direttamente confrontabili: alcuni contano gli utenti, altri gli immobili o le sedi, e gli abbonamenti ai portali si pagano a parte ai portali stessi. Conviene fare il conto sul proprio caso, con la checklist sopra.

Cosa affiancare al gestionale: i documenti dell'immobile

Il gestionale è il posto dove i documenti si conservano. Raccoglierli spetta all'agenzia, e prima arrivano meglio è: la visura catastale con foglio, particella e subalterno, la planimetria catastale, l'attestato di prestazione energetica (APE), i cui indici vanno già nell'annuncio (D.Lgs. 192/2005, articolo 6), e per i terreni il certificato di destinazione urbanistica. A cosa serve ognuno, chi lo rilascia e quanto costa è spiegato in visura, perizia, APE, CDU e report di zona: cosa serve e quando. La lista completa, dalla proposta al rogito, è in documenti per acquisto casa.

I dati su edificio e zona nella scheda dell'immobile

Accanto ai documenti, chi compra vuole sapere com'è il posto: se la zona si allaga, quanto è sismica, quanto costano al metro quadro le case intorno, se c'è una fermata vicina. Il report risponde a queste domande partendo da un indirizzo, da foglio e particella o dalle coordinate di un punto. Prepara un documento di oltre 30 pagine con 32 temi da 50 fonti, ognuno con la fonte, la licenza e la data del dato.

Dentro ci sono i rischi di allagamento e di frana sul lotto dalle mappe nazionali di ISPRA, la zona sismica con l'accelerazione attesa del terreno, i prezzi al metro quadro della zona come intervallo minimo e massimo delle quotazioni OMI dell'Agenzia delle Entrate, il lotto catastale. In Lombardia, Veneto, provincia di Bolzano e città metropolitana di Torino c'è anche cosa prevede il piano del Comune per il lotto; in Lombardia e Piemonte le classi energetiche degli attestati depositati in Regione per l'edificio e la zona. Seguono servizi e trasporti a piedi, qualità dell'aria, rumore, caldo d'estate, internet veloce, e una guida finale con le domande da fare e i documenti da chiedere. Si può vedere tutto nel report completo di esempio.

Per un'agenzia il report diventa un allegato della scheda nel gestionale: il PDF si carica accanto alle foto e si manda a chi chiede informazioni o al proprietario in fase di valutazione. Gratis, subito dopo la ricerca, si vedono l'indice di vivibilità della zona e foglio e particella dell'indirizzo.

Il report si apre anche da un collegamento con l'indirizzo dentro: per esempio questo apre Via Dante 7 a Milano. I formati del collegamento, il codice partner, il widget e le API sono nella pagina Integrazioni. Un gestionale può quindi mettere nella scheda dell'immobile un pulsante che compone questo collegamento con l'indirizzo della scheda e apre la pagina dell'immobile già cercata. È un'integrazione leggera che ogni fornitore può aggiungere, e per chi sviluppa gestionali è un servizio in più da offrire ai clienti.

Per chi lavora molti immobili ci sono due piani annuali, con i prezzi in Prezzi:

• Pro: report illimitati, confronto fra immobili affiancati, esportazione in Excel o CSV con indirizzo, lotto catastale ed esito di ogni tema, 30 immobili monitorati con un avviso quando cambia qualcosa, API su richiesta per creare e leggere i report dal gestionale, widget con l'indice di vivibilità da mettere negli annunci del sito dell'agenzia;
• Studio: come Pro, con fino a 5 account che vedono i report dei colleghi, 200 immobili monitorati e il marchio dell'agenzia sul PDF.

I dettagli sono in Professionisti e nella pagina dedicata alle agenzie immobiliari.

Domande frequenti

Esiste un gestionale per agenzie immobiliari gratuito?

Sì. Realgest, per esempio, ha un piano FREE senza scadenza con immobili e utenti illimitati, agenda, MLS e un sito su sottodominio; la pubblicazione sui portali principali è nel piano a pagamento. La maggior parte degli altri offre una prova gratuita, spesso di 30 giorni.

Quanto costa un gestionale immobiliare?

Nei listini pubblicati e verificati il 22 ottobre 2026, per un agente o una piccola agenzia si parte da 360 euro l'anno (Gestim Personal), 400 euro l'anno (Gestionale Immobiliare Basic), 420 euro l'anno (Realgest PRO) o 499 euro l'anno con 3 utenti (Miogest), sempre IVA esclusa. I piani con più utenti e funzioni arrivano a 99 o 139 euro al mese, oppure si calcolano per utente. Per Getrix, AgestaNET e onOffice il prezzo si chiede al fornitore.

Come si passa da un gestionale a un altro?

Prima si chiede al vecchio fornitore l'esportazione completa di immobili, clienti, foto e documenti, poi al nuovo l'importazione: alcuni la fanno su un account di prova da controllare prima del passaggio definitivo, e la fanno pagare a parte (Gestionale Immobiliare indica 350 euro). Conviene cambiare in un mese tranquillo, tenere attivi i due software per qualche settimana e ricollegare i portali solo quando gli annunci sono controllati.

Fonti

• D.Lgs. 231/2007, articolo 3 (agenti in affari in mediazione immobiliare tra i soggetti obbligati), articolo 17 (adeguata verifica), articolo 31 (conservazione), articolo 35 (segnalazione delle operazioni sospette).
• Legge 39/1989, articolo 5 (deposito dei moduli e formulari del mediatore).
• D.Lgs. 192/2005, articolo 6 (attestato di prestazione energetica e annunci).
• Regolamento UE 2016/679, articolo 28 (responsabile del trattamento).
• Immobiliare.it, software gestionali consigliati.
• Siti ufficiali dei gestionali, consultati il 22 ottobre 2026: AgestaNET, Apimo, Gestim, prezzi, Gestionale Immobiliare, listino, Getrix, Miogest, prezzi, onOffice, Realgest, tabella prezzi.